Profils recherchés

Description du poste

Baccalauréat requis. Solides compétences organisationnelles, capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et être soucieux des détails et des délais. Expérience en administration de bureau, en gestion logistique et en coordination d’événements/réunions. Souci du détail, travailleur acharné avec d’excellentes compétences interpersonnelles et organisationnelles. Motivé, axé sur les résultats, préfère travailler dans un environnement dynamique au rythme rapide. Excellentes compétences interpersonnelles et de communication. Capacité à interagir avec le personnel à tous les niveaux dans un environnement en évolution rapide, parfois sous pression, proactif, ingénieux et efficace, avec un haut niveau de professionnalisme.

Mission

Assistant de bureau fournira un large éventail de soutien administratif pour l’activité. Ce poste sera basé à Dakar, au Sénégal et relèvera du Responsable operations et RH. Vos principales responsabilités incluront, sans toutefois s’y limiter : Servir de réceptionniste au bureau du Sénégal pour répondre au téléphone et accueillir les invités. Organiser les réunions internes de l’activité de la chaîne de valeur Feed the Future Sénégal de l’USAID, en réservant les salles de conférence et les lignes téléphoniques selon les besoins, y compris l’organisation de la restauration selon les besoins. Superviser l’organisation d’ateliers et d’autres événements du projet, le soutien pour le processus de visa. Soutenir le responsable des finances, des opérations et du développement des capacités locales pour s’assurer que le projet reste conforme aux règles et réglementations de RTI et de l’USAID relatives aux opérations et à la mise en œuvre du projet. Travailler en étroite collaboration avec les coordonnateurs des bureaux régionaux pour répondre aux besoins opérationnels des bureaux du projet. Soutenir le responsable des opérations dans la supervision de l’entretien, du kilométrage, de la consommation d’essence, de l’immatriculation des véhicules du projet et de la gestion des chauffeurs. Servir de point de contact pour les différents organismes liés aux opérations du projet (bureau des impôts/bureau de la TVA/hôtels/compagnies aériennes/douanes/propriétaires et autres agences) avec lesquelles le projet a une relation de travail ou un intérêt. Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de soutien de projet RTI pour fournir des lignes de communication solides et un démarrage, une mise en œuvre et une clôture efficace du projet. Aider le personnel du projet à atteindre ses objectifs en s’assurant que l’espace de travail et le matériel nécessaires soient disponibles en cas de besoin. Responsable de la mise à jour des systèmes de gestion des actifs de RTI (RAMS) et de la mise en place de directives pour s’assurer que tous les actifs de RTI sont protégés et utilisés correctement et maintenir le système d’inventaire des biens et des fournitures conformément aux procédures de RTI. Organiser des réunions externes, des conférences et d’autres événements selon les besoins. Coordonner les besoins du bureau tels que les commandes de fournitures, les demandes d’entretien, les expéditions/envois postaux ; gérer les livraisons des fournisseurs au bureau ; organiser et gérer les responsabilités partagées de la cuisine. Appuyer l’équipe du projet dans la gestion et résolution des problèmes administratif selon les priorités du chef de parti.

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