Profils recherchés

Description du poste

Comportements et savoir-faire attendus : Qualités d’organisation Esprit de synthèse Rigueur, discrétion Autonomie Gérer la confidentialité des informations et des données Maîtrise de soi, sang froid, résistance aux pressions Sens des priorités Sens de l’accueil Très bon relationnel Capacité d’adaptation Compétences transversales : Bonne connaissance de l’organisation interne de l’entreprise (services, interlocuteurs…) et de ses partenaires extérieurs Savoir gérer les priorités et les urgences Savoir réagir de façon adaptée aux situations imprévues Compétences techniques/professionnelles : Techniques de secrétariat Méthodes de classement et d’archivage Techniques de gestion administrative Bonne maîtrise des fonctionnalités du téléphone (renvoi d’appel, mise en attente, etc) et du fax Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) Profil Formation : Bac +2 (BTS, DUT) en assistanat de direction, assistanat de gestion, secrétariat, avec expérience.

Mission

Peut assurer l’accueil des visiteurs. Reçoit et filtre les appels téléphoniques. Suit l’agenda du responsable dont est il (ou elle) est l’assistant(e). Fixe les rendez-vous et les confirme. Organise les déplacements (réservations billets, hôtels et locations de véhicules). Organise les réunions : convocations, réservation de salles. Réceptionne, saisit et expédie les courriers (papier et électronique). Peut gérer l’approvisionnement en fournitures de bureau : établit les commandes et vérifie la conformité des livraisons. Gestion/suivi de dossiers Classe et prépare les pièces comptables liées à son responsable (factures, justificatifs de déplacement, etc.). Prépare les dossiers pour les réunions (y assiste éventuellement pour en établir le compte-rendu); Archive et classe les documents, les dossiers… Conçoit et rédige des courriers, notes, rapports ou comptes-rendus de réunions. Effectue la frappe de certains documents. Sur certains postes, peut vérifier l’état d’avancement des dossiers (clients internes/externes, fournisseurs…) et prépare des éléments de réponses. Peut éventuellement suivre les conditions d’exécution de contrats de maintenance bureautique. Circulation/traitement de l’information Transmet au responsable et à ses équipes un certain nombre d’informations professionnelles. Joue un rôle d’interface entre le service et les interlocuteurs extérieurs. Coordonne et facilite la circulation d’informations entre la Direction générale et les autres services de l’entreprise.

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