Profils recherchés

Description du poste

Licence en administration des affaires, en gestion des achats, ou de la chaîne d’approvisionnement, du secteur public ou d’un domaine connexe. Au moins 3 ans d’expérience dans la gestion des Achats, de préférence pour des projets de développement financés par des bailleurs de fonds Connaissance démontrée du processus de gestion des Achats et des règlements des bailleurs Connaissance des processus d’approvisionnement Capacité de travailler avec un personnel et des partenaires culturellement et géographiquement diversifiés Excellentes compétences en communication et en rédaction de rapports Aptitude démontrée à travailler à la fois en équipe et de manière indépendante Leadership, polyvalence et intégrité démontrés Compétence professionnelle à l’oral, à la lecture et à l’écrit français obligatoire, compétence en anglais aussi préférée.

Mission

Sous la Supervision du Procurement Officer, le Procurement Assistant aura pour mission de soutenir les processus d’approvisionnement du bureau du projet EpiC au Sénégal sous l’assistance de son superviseur, Il / elle travaillera en étroite collaboration avec les équipes des programmes et des finances basées au Sénégal et au siège dans tous les aspects de la gestion des achats pour assurer le bon fonctionnement et la mise en œuvre du programme. Il / elle collaborera étroitement avec l’équipe des programmes et des finances pour l’achat de fournitures de bureau et programmatiques, d’équipements et d’autres demandes d’achat. Responsabilités principales Coordonner la gestion des agents en respectant les procédures du bailleur et de FHI 360. S’assurer du respect strict du cycle complet de la procédure d’achats. Préparer, maintenir et examiner les dossiers d’achat, les rapports et les listes de prix de tous les départements Contacter les fournisseurs pour planifier ou accélérer les livraisons, résoudre les pénuries, les livraisons oubliées ou tardives, s’assurer que les conditions contractuelles et les besoins de l’entreprise sont satisfaits Comparer les prix, les spécifications et les dates de livraison afin de déterminer la meilleure offre parmi les fournisseurs Maintenir la documentation des bons de commande et vérifier les factures avec la comptabilité pour le paiement Aider à l’élaboration et à la révision des procédures et politiques opérationnelles en rapport avec l’approvisionnement S’assurer que le processus d’achat a été respecté du besoin jusqu’au paiement et donner son accord au Département de finance pour paiement. Aider à la formation et à l’élaboration de politiques et de procédures pour le personnel et les domaines fonctionnels ; Participer à l’évaluation préalable des bénéficiaires potentiels, en particulier à l’examen des procédures financières, comptables et administratives pour le contrôle des fonds et des dépenses, y compris les rapports et les autorisations appropriés S’assurer de la conformité totale avec les politiques d’achat de l’entreprise et les règlements applicables de l’USAID ; Appuyer le recrutement des consultants des projets EpiC dans le respect des procédures de FHI360 et des bailleurs. Assister son superviseur dans tout le processus de gestion des appels d’offres de prestation de service ; de la réception de la demande d’appel à candidature au choix du ou des fournisseurs ; S’assurer que toutes les étapes de la chaine ont été exécuté (Procéder aux différentes vérifications nécessaires, participer au dépouillement, à la présélection, à l’évaluation des candidats, et à l’élaboration des documents y relatifs (purchase, PV etc.) Effectuer d’autres tâches assignées.

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