Profils recherchés

Description du poste

Qualifications Diplôme en comptabilité, option d’administration des affaires ou baccalauréat ès arts en études du développement ou équivalent. Expérience professionnelle Au moins 2 ans d’expérience professionnelle dans un poste comparable Autres connaissances, compétences supplémentaires Bonne connaissance pratique des technologies TIC (logiciels connexes, téléphone, fax, courrier électronique, Internet) et des applications informatiques (par exemple, MS Office) Très organisé et capable de multitâche Très bonne connaissance de la langue anglaise avec connaissance de l’arabe ou de l’allemand un avantage supplémentaire Volonté d’améliorer les compétences requises par les tâches à effectuer – les mesures correspondantes sont convenues avec la direction Capacité de travailler en équipe et sous pression. Connaissance de Cashbook serait un atout Durée du Contrat Le poste d’assistant administratif et comptable débute en mai 2022 et se termine en septembre 2024.

Mission

L’assistant administratif est chargé de soutenir un programme de la GIZ dans les domaines suivants : Exécution efficace des processus administratifs au sein du projet conformément aux règles et règlements de la GIZ sous la supervision de l’agent administratif et financier. Soutenir l’équipe d’administration avec le suivi des créances et s’assurer que les processus sont effectués conformément aux procédures administratives de la GIZ Accompagnement dans la préparation de la clôture du projet Soutien à la préparation au contrôle interne / audit Dans ce contexte, l’assistant d’administration remplit les tâches suivantes : Services financiers Gérer la gestion de la trésorerie conformément aux normes comptables GIZ Winnpaccs. Assume la responsabilité de la gestion financière, comprenant par exemple les prélèvements de fonds, la tenue du livre de caisse et de la banque, le traitement et la saisie des justificatifs dans Cachbook Préparation du bon d’achat garantissant l’exactitude matérielle. Suivi des comptes débiteurs/créditeurs/coûts/revenus locaux et communication avec le superviseur Outil de suivi des créances et partage avec des collègues Paiement des fournisseurs et prestataires Assurer la gestion des stocks Aider l’agent des finances et de l’administration dans les processus d’approvisionnement en recherchant des fournisseurs de services et en envoyant le courriel de demande initiale aux fournisseurs de services. Soutien à la préparation des contrats, Assiste l’équipe administrative avec la correspondance écrite et la communication orale Dépôt de tous les contrats dans les dossiers du projet et vérifier si tous les documents pertinents ont été déposés Classement des contrats dans le DMS Aider au suivi des documents de voyage en attente pour compenser les créances Assurer la liaison avec le personnel technique et administratif pour fournir les documents / informations en attente Aider à l’organisation logistique des ateliers, des missions et des réservations d’événements, des billets d’avion et de la coordination des voyages Assurer le suivi des cartes d’embarquement, le cas échéant, et les soumettre Secrétariat Gérer les appels téléphoniques du projet et en assurer la permanence ; Accueillir et annoncer les visiteurs du projet ; Assurer la coordination avec le service de sécurité du bureau régional Assurer le secrétariat lors des réunions de coordination ; Actualiser la fiche de planning des activités et le tableau récapitulatif par partenaire ; Préparer la correspondance du projet (en vérifiant l’orthographe, les pièces jointes, adresses, la mise en forme) ; Rédiger/relire les correspondances et les documents du projet sur la base des instructions reçues du Conseiller Technique ou des experts du projet; Assurer l’arrivée du courrier et départ : enregistrement, tri et dis

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Adresse de dépôt : recrutement-sn@giz.de avec pour objet « NOM – PRENOM Recrutement Assistant(e) Administratif(ve) et Comptable PG FFI Sénégal »