Profils recherchés

Description du poste

Formation : Licence en administration, logistique, comptabilité ou tout autre diplôme équivalent Expérience souhaitée : Au moins 5 ans d’expérience dans un poste similaire. Une expérience au sein d’une ONG internationale ou nationale serait un atout. Adhésion aux principales valeurs de JHU ; Bon sens de l’organisation, gestion des priorités et respect des délais ; Travail d’équipe et coopération ; Capacité à travailler dans un environnement multiculturel ; Maîtrise des outils bureautiques indispensable (word, excel et internet) ; Langues : Très bonne maîtrise du Français (lecture, écrit et oral).

Mission

Sous la supervision directe du responsable administration et finances et indirect du chef d’équipe JHU et du chef de projet, l’assistant (e) administration et finance appuie la correcte gestion administrative, financière et logistique au sein du bureau Sénégal dans le respect des procédures de JHU. Il/Elle fournit aussi une assistance sur le plan administratif, financier et logistique aux membres du bureau national et des points focaux régionaux. Principales responsabilités – Aider à assurer un suivi sur le plan administratif des dossiers et du bureau – Apporter son aide sur le plan administratif au cours de l’établissement des budgets – Mettre à jour les feuilles de calculs financiers en y intégrant les transactions quotidiennes – Apporter son appui à la gestion de la comptabilité du bureau et des projets – Gérer les courriers, entrants et sortants, et veiller à ce qu’ils soient correctement enregistrés et distribués à leurs destinataires internes ou externes ; – Appuyer la prise des notes et compte rendu lors des réunions et ateliers au niveau du bureau – Aider à l’organisation d’événements internes et externes (réunions, présentations, ateliers, etc.) ; – Appuyer dans l’archivage physique et numérique des pièces justificatives. – Fournir une assistance sur le plan logistique et approvisionnement – Faire le suivi de l’entretien et de la maintenance des infrastructures (petits travaux de maintenance) et des équipements du Bureau Sénégal ; – Faire le suivi des stocks de fournitures de bureau, équipements et autres matériels ; et informer sa hiérarchie pour qu’elle passe les commandes à temps pour éviter d’en manquer. – Apporter une assistance dans le suivi et respect des procédures d’achat en lien avec sa hiérarchie : commande, suivi, réception, dédouanement, éventuel contrôle de conformité et assurer le respect des procédures logistiques d’achat – Faire l’inventaire régulier des équipements et matériels du Bureau Sénégal selon les directives reçues du Responsable Administratif et financier – Assurer le suivi des maintenances préventives et curatives du parc véhicule par le chauffeur. • Toutes autres tâches jugées pertinentes par le supérieur hiérarchique, le chef de projet et le chef d’équipe.

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Adresse de dépôt : avec comme objet du mail « Assistant(e) ADMIN-LOG » : à recrutementbasenegal@gmail.com