Profils recherchés

Description du poste

Qualifications Diplômes universitaires, ou équivalent Bac+3 au moins Expérience professionnelle Au moins 7 ans d’expérience à un poste similaire ; références souhaitées. Avoir une large expérience en gestion et en administration Autres connaissances / compétences Très bonne connaissance pratique de la langue française ; La connaissance de la langue allemande/anglaise serait un atout ; Bonne connaissance pratique de l’utilisation des moyens de télécommunication modernes (téléphone, télécopie, courrier électronique, internet) et des logiciels correspondants ; Bonne connaissance pratique de l’utilisation des applications informatiques (Word, Excel, etc.) ; Bonnes capacités de gestion et d’organisation ; Connaissance des procédures GIZ et maîtrise du logiciel « Cashbook » sera un atout. Sens du service ; Capacité de travailler en équipe et sous pression.

Mission

Domaine de responsabilité de l’exécution quotidienne de tout le travail administratif du Conseiller Technique ainsi que de l’ensemble du projet ; de la gestion correcte du secrétariat du projet ; de la gestion financière du projet (tenue de caisse/banque) ; d’assurer le rôle de point focal Sécurité ; d’assurer le rôle de point focal Communication. Taches et responsabilités Administration quotidienne, organisation et coordination gérer les affaires courantes du bureau du projet ; organiser et coordonner le déroulement des activités, le travail du chauffeur, de la femme de ménage et du personnel journalier (femme de ménage, chauffeur remplaçant, manutentionnaire, etc.) ; favoriser le flux d’informations entre les collaborateurs/collaboratrices du projet/programme, les partenaires et autres institutions ; assumer la responsabilité de l’organisation administrative et logistique des réunions et ateliers (réserver les salles, préparer et vérifier tout le matériel et les fournitures nécessaires, préparer les pauses café, déjeuners, etc.) ; veiller au bon déroulement des activités du projet (signaler les difficultés au responsable du projet, etc.) ; préparer et administrer les voyages du personnel du projet, des partenaires et des expert(s) en mission (ordres de mission, coordination des chauffeurs, organisation de voyage, etc.) ; contribuer à la préparation et à l’exécution des missions de courte durée ; organiser et surveiller le nettoyage des bureaux du projet ; gérer la programmation et l’emploi des femmes de ménage et des chauffeurs remplaçants ; préparer et mettre à jour la fiche de planning des congés/absences du personnel du Projet. Secrétariat gérer les appels téléphoniques du projet et en assurer la permanence fixer et confirmer les rendez-vous du responsable du projet ; préparer les correspondances du projet (en vérifiant l’orthographe, les pièces jointes, les adresses, la mise en forme) ; rédiger/relire les correspondances et les documents du projet sur la base des instructions reçues du Conseiller Technique ou des experts du projet assurer le traitement du courrier de départ et d’arrivée: enregistrement, tri et distribution ; élaborer le planning hebdomadaire de l’équipe des experts et des consultants ; distribuer les comptes rendus dans les délais Finances et comptabilités : Gestion de Caisse/Banque pilote mensuellement la comptabilité et la gestion financière prévisionnelle ; assume la responsabilité de la gestion financière, comprenant par exemple les prélèvements de fonds, la tenue du livre de caisse et de la banque, le traitement et la saisie des justificatifs sur Cashbook, et la clôture mensuelle de la comptabilité du projet; paie les factures selon les procédures de la GIZ ; paie les frais de mission des collaborateurs/collaboratrices,

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Adresse de dépôt : recrutement-sn@giz.de avec pour objet « Recrutement Secrétaire Comptable Junior »