Profils recherchés

Description du poste

Formation Education Universitaire en Administration (minimum Bachelor/Licence) ou équivalent. Une formation spécialisée dans le domaine des achats est un atout. Expérience Avoir au moins 5 années d’expériences professionnelle pertinentes en assistance administrative et/ou achat et logistique. Une expérience au sein du Système des Nations Unies est considérée comme un atout ; de même qu’une expérience du système Umoja Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.). Langues Très bonne maîtrise du français et bonne connaissance de l’anglais. Compréhension de l’anglais est également requise.

Mission

L’assistant(e) Achats/Voyages et Logistique analyse et interprète les règles et lignes directrices concernant, le service d’approvisionnement, la politique voyage et la gestion des actifs dans le plein respect des règles et procédures des Nations Unies/ONUDC. Le titulaire du poste assure la mise en œuvre de la stratégie de gestion opérationnelle, avec un accent particulier sur l’atteinte des résultats suivants : Entamer plusieurs activités spécialisées dans les domaines de contrats, gestion des achats, comprenant l’organisation et le suivi des processus d’achats, l’exécution et le suivi des contrats. Traiter des demandes d’achat de biens/services qui lui sont assignées. Négocier des clauses de contrats de biens/services (conditions de paiement, délai de livraison etc…) en conformité avec les règlements et procédures ; S’assurer que le processus d’approvisionnement soit équitable et transparent ; Coordonner la logistique relative aux ateliers organisés par les programmes : visas, billets d’avion, réservations d’hôtel, autorisation de voyage, transferts à l’aéroport, requêtes de per diem et justificatifs de dépenses Traiter des autorisations et demandes de voyages relatives aux frais de voyage pour les membres du personnel, les consultants, le personnel des Nations Unies, les experts, en s’assurant que les règles des Nations Unies sur l’itinéraire la plus directe et les prix les plus compétitifs sont suivies. Prendre des dispositions pour l’accueil à l’aéroport des fonctionnaires de haut niveau et appui pour accélérer les procédures douanières et d’immigration, le cas échéant. Coordonner avec le service Finance/Administration et s’assurer du bon suivi des dossiers de paiement des fournisseurs. Préparer les notes verbales à adresser à l’Administration Fiscale et Autorités Sénégalaises pour l’obtention des titres d’exonération de douane et de TVA. Tenir à jour l’inventaire des équipements et accessoires informatiques, des mobiliers de bureau et participer à la vérification annuelle des actifs ; Assurer l’interface avec les prestataires externes dans la gestion du bâtiment et de ses installations Identifier de potentiels fournisseurs/prestataires et service d’interface entre le bureau et les vendors pour l’enregistrement de ces derniers dans la base de données des fournisseurs sur la plateforme Umoja. Assurer la facilitation du développement et du partage des connaissances, Organiser et maintenir le dossier partagé, les fichiers électroniques, la base de données et la plateforme électronique de l’équipe Opérations Contributions significatives aux réseaux de connaissances et communautés des pratiques. Effectuer toutes autres tâches demandées par la hiérarchie

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