Profils recherchés

Description du poste

COMPÉTENCES LIÉES AU POSTE • Avoir une forte motivation ; • Avoir une très bonne connaissance des pratiques administratives en vigueur au Sénégal ; • Avoir une aisance avec le règlement des Nations Unies ; • Etre rigoureux dans la gestion administrative et le suivi des dossiers administratifs ; • Etre capable de travailler avec efficacité sous supervision ; • Avoir un excellent sens des relations humaines ; • Disposer d’une grande capacité d’organisation ; • Avoir une forte capacité de jugement et une aptitude à prendre des décisions rapides, car évaluant dans un milieu d’urgences humanitaires ; • Etre capable de travailler sous pression et dans un milieu multiculturel ; • Avoir une approche orientation-client. Etre titulaire du Baccalauréat ; • Diplôme universitaire en Administration des affaires, Gestion de projets ou des entreprises, Comptabilité/Finances, Transport/Logistique et/ou d’Administration des voyages ou dans tout autre domaine pertinent serait un atout ; • Six (6) années d’expérience professionnelle notamment dans le domaine de l’Administration, de la Gestion des projets, de l’Administration des voyages, du Transport/Logistique et/ou dans tout autre domaine pertinent ; • Connaissance d’UMOJA indispensable ; • Bonne connaissance en Excel, Word, Outlook, Internet ; • Parfaite maîtrise du Français, écrit et oral ; • Bonne connaissance de l’Anglais ; • Connaissance du Système des Nations Unies serait un atout.

Mission

L’Associé(e) Administratif(ve) / Voyages est placé/e sous la supervision de la Chargée Nationale de l’Administration et des Finances de OCHA ROWCA. L’Associé(e) Administratif(ve) / Voyages aura comme tâches principales : UMOJA/VOYAGES • Le point focal UMOJA avec le Siège pour toutes questions liées aux voyages ; • La création des profils et privilèges de voyages pour le personnel et pour les groupes de participants extérieurs lors d’événementiels ; • L’initiation des différentes étapes du processus de voyage pour les staffs nationaux et les VNUs du bureau régional et des bureaux pays, incl. le suivi et paiement des DSA ; • La formation et l’assistance aux staffs internationaux pour la création de voyages dans UMOJA, y compris le rappel de la security clearance ; • La mise à jour régulière du tableau des missions du personnel (surge, support, déploiements, formations, etc.) ; • Le support technique et les conseils au personnel en matière de procédures de voyage, DSA et le suivi de tout le processus voyage ; • Le soutien au personnel lors de la soumission de leurs claims (UMOJA expenses reports et F.10 via UNDP), ainsi que le suivi ; • La recherche et la mise en place de solutions afin de faciliter le processus du voyage ; • L’établissement régulier et le partage du tableau de gestion des transferts des voyageurs en provenance et vers l’aéroport ; • La gestion et le suivi jusqu’à obtention des demandes des visa de tourisme /missions ; • La préparation des itinéraires pour les missions de terrain dans la sous-région ; • La formation régulière offerte en interne au personnel, par rapport aux procédures liées au voyage ; • -L’implication dans la collecte et l’analyse de la situation du marché dans le domaine des services de voyage, régulièrement organisée par le PNUD ; • La participation aux études, enquêtes et appels d’offres pour services de voyage (initiés par le PNUD), dans le cadre de la préparation de LTA pour le compte des Agences du Systèmes des Nations Unies. ADMINISTRATION : • L’organisation des réunions internes de l’Administration et la production des comptes-rendus ; • L’élaboration, le suivi et la mise en place du tableau de bord des activités de l’Administration ; • L’appui à l’ouverture/fermeture des bureaux pays ; • L’appui à la consolidation du document BCP sur la base de la collecte d’informations administratives ; • L’appui administratif aux différents bureaux pays ; • La mise à jour des tableaux de formations obligatoires et non obligatoires ; • La gestion des documents administratifs des véhicules : assurances, admissions temporaires, visites techniques, immatriculation, prorogation d’admissions temporaires, vente sous-douane, mise à la consommation. SERVICES GÉNÉRAUX : • La supervision du/de la Commis Administratif(ve) pour l’exécution des tâches suivantes :

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