Profils recherchés

Description du poste

Baccalauréat et au moins deux ans d’expérience professionnelle dans un domaine similaire ou apparenté Expérience dans les domaines de l’administration, de la gestion de bureau et de la coordination de projets. Familiarité avec les processus financiers de base . Excellente connaissance de l’informatique dans toutes les applications Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, Access) et expérience applications de bureau informatiques (matériels et logiciels) bonnes compétences en gestion et priorisation temps bonnes aptitudes en communication orale et écrite de bonnes compétences interpersonnelles et la capacité d’effectuer plusieurs tâches Une certaine expérience de la gestion des fournisseurs externes bonnes compétences organisationnelles avec une excellente attention aux détails Une certaine expérience de développer et mettre en place des systèmes et processus de bureau Capacité à travailler dans un environnement dynamique Capacité à travailler de sa propre initiative et à prendre des décisions responsables en cas de besoin Souplesse, ingéniosité et innovation Patience et sens de l’humour COMPÉTENCES LINGUISTIQUES: Maîtrise de l’anglais requise.

Mission

L’adjoint de bureau assurera la coordination, fournira toute l’assistance de secrétariat et logistique et contribuera au maintien des activités de bureau efficaces: copie / archivage de documents, gestion des rapports et des ressources, planification et coordination des réunions / événements et de la logistique, et soutien administratif des programmes. L’assistant de bureau veille à ce que les systèmes administratifs soient gérés conformément aux politiques et procédures de ONE. L’assistant de bureau sera responsable de la mise à jour du calendrier du directeur de pays francophone d’Afrique de l’Ouest et de la coordination de toutes les activités qu’il gère, notamment la gestion des réunions, la coordination des préparatifs de voyage, les réunions, la restauration et les communications. Ce poste à temps plein est basé à Dakar, au Sénégal, et relèvera directement du directeur francophone pour l’Afrique de l’Ouest, avec une ligne pointillée relevant du directeur des opérations pour l’Afrique. Aider le directeur de pays francophone d’Afrique de l’Ouest d’Afrique à organiser des réunions, des ateliers et le calendrier des conférences, des agendas de voyage et d’autres activités, selon les besoins, au sein du bureau du directeur. Effectuer des tâches de secrétariat et de bureau, y compris des tâches de planification préalables aux réunions exécutées et complétées efficacement, organiser et redéfinir les priorités des tâches, tenir des registres et coordonner des fonctions avec diverses personnes et organisations. Gérer la tenue des dossiers, le traitement de texte, la préparation de la correspondance, les manuscrits, les télécommunications, les envois postaux de projets et autres tâches de soutien administratif; et s’acquitte des autres tâches assignées par le directeur de pays. Coordination d’événements et de réunions. Prenez des notes ou des dictées lors de réunions et assurez-vous que des actions de suivi sont effectuées. Réunion de suivi: suivre les progrès sur l’ exécution des résolutions de réunion et assurer que les membres supérieurs de l’ équipe de leadership en Afrique sont tenus informés des progrès réalisés sur les actions allouées Soutenir le personnel francophone Afrique de l’ Ouest dans la coordination des rendez – vous, la préparation / diffusion de matériel, de mise en forme des lettres, des documents techniques , des rapports et des présentations à la demande du directeur de pays Fournir voyage et un soutien logistique à l’ ONE en personnel francophone Afrique de l’ Ouest, les participants ou consultants en assurant les éléments suivants: Toutes les autorisations de voyage sont autorisées et sont correctement codés et signés responsable de l’ organisation du transport aérien et terrestre

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Adresse de dépôt : https://recruiting.ultipro.com/ONE1007/JobBoard/23e61dfc-813d-5e3a-ba93-ec9aa1ee70fa/OpportunityDetail?opportunityId=22fe5b28-5717-4588-8ecb-ba44f9a09a92#utm_source=unjobs&utm_medium=more_info