Profils recherchés

Description du poste

3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire Parfaite maîtrise du français (oral et écrit), solides capacités d’analyse, de rédaction et de synthèse Rigueur, sens de l’organisation et des priorités, respect des procédures et des délais, Réactivité et capacité d’adaptation à des interlocuteurs différents et variant fréquemment. Savoir-faire en matière de mise en forme des courriers et classement des dossiers Trés bonne maitrise des outils bureautiques (excel, word, powerpoint) Discrétion et respect de confidentialité Fortes aptitudes relationnelles, qualités d’écoute et sens du travail en équipe. Sens de la communication Capacité de travail importante et résistance au stress Capacité à monter en compétences Excellente présentation, habilités protocolaires

Mission

Réaliser les missions de secrétariat et d’appui opérationnel: Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, appels téléphoniques…) ; Organiser l’agenda du Responsable de Pôle et prendre des rendez-vous en fonction des priorités ; Organiser la logistique de réunions de pôle ou séminaires et des événements de communication externe. Assurer l’accueil téléphonique et physique ; Scanner les courriers adressés au pôle, en particulier les DANO, les demandes de versement, les requêtes et les documents originaux correspondant aux conditions suspensives des conventions de financement à adresser au pôle suivi des actes. Veiller à la transmission des courriers sortants, les scanner pour archivage; Tenir à jour le classement physique et électronique des courriers transmis par le Pôle; Réaliser des travaux d’appui (photocopies, archivage, etc.) ; Assurer un appui opérationnel aux chargés de mission du Pôle Assister les chargés de missions dans le suivi de dossiers liés à l’activité (appui à la réalisation des diligences LAB/FT, transmission de documents au pôle versements, courriers de relance aux contreparties,…) ; Appuyer les chargés de mission dans la préparation des demandes de versements sur des projets du portefeuille de l’agence Préparation des conventions de financement ; Organiser les missions et déplacements des membres de l’équipe et du siège: Élaborer les documents préparatoires : dossiers, ordre de mission, programme et RDV, etc…; Procéder aux réservations nécessaires et à l’organisation des déplacements locaux ; s’assurer du bon déroulement et de la coordination de la mission ; Préparation des commandes et achats relatifs à ces déplacements en conformité avec les règles et procédures internes; Participer à des missions de terrain en fonction des possibilités pour une meilleure implication dans la gestion des projets; Intérim des autres assistantes en cas de besoin, notamment de l’assistante de direction

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