Profils recherchés

Description du poste

Comportements et savoir-faire attendus Très bonnes capacités relationnelles; Aisance à l’oral et capacité d’écoute; Bonne présentation; Sens de l’accueil client; Rigueur, organisation. Bonne mémoire Sens des priorités Respect des consignes Sens de la discrétion et de la confidentialité Sang froid, résistance à la pression Compétences transversales Bonne connaissance interne de l’entreprise et de ses partenaires extérieurs; Connaissance des produits et services de l’entreprise; Savoir décrypter et reformuler une demande; Savoir réagir de façon adaptée aux situations imprévues. Compétences techniques/professionnelles Techniques d’accueil du public; Techniques d’accueil téléphonique; Parfaite maîtrise des fonctionnalités du téléphone (renvoi d’appel, mise en attente, etc) et du fax; Pratique des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel).

Mission

le(la) Receptioniste- Standardiste Le (ou la) réceptionniste-standardiste accueille, renseigne et oriente les personnes à l’espace de réception ou au standard téléphonique de la structure. Activités principales Accueillir les visiteurs et/ou clients de l’entreprise et identifie leurs demandes; Renseigner les personnes, les orienter ou les accompagner vers l’interlocuteur, le service ou le lieu demandé; Peut délivrer des laissez-passer, badges, billets, invitations; Contrôler l’accès et la circulation des personnes au sein des locaux; Assurer la réception des appels du standard téléphonique et leur transmission dans les services de l’entreprise en respectant les instructions données (renvoi des communications, filtrage). Prendre des messages si besoin; Assurer l’émission d’appels extérieurs et effectue les recherches nécessaires pour ce faire (annuaires, etc); Assurer la mise à jour du répertoire téléphonique extérieur; Veiller à l’actualisation de l’affichage et s’assure de la mise à disposition des plaquettes publicitaires pour les visiteurs; En lien avec l’assistance, réaliser le suivi des stocks de fournitures de bureau en vue de préparer les commandes; Faire le suivi quotidien de l’approvisionnement papier et cartouches encres du matériel bureautique. Sur certains postes : Peut être chargé(e) de tâches administratives simples : classement de documents, saisie informatique, reprographie, fax…; Peut réaliser la gestion du courrier : enregistrement, tri, affranchissement, distribution interne; Peut assurer le suivi de la maintenance courante du matériel bureautique (fax, imprimantes, photocopieur..).

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