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Description du poste

Formation Académique Etre titulaire au moins titulaire du Baccalauréat. Un diplôme d’études supérieures (BTS ou DUT) en gestion administrative, logistique, assistanat de direction ou tout autre diplôme équivalent est souhaitable. Connaissance et Expérience Avoir au moins 5 ans d’expérience en tant qu’assistant(e) administratif(ve) ; Avoir de bonnes capacités rédactionnelle ; Une expérience dans le système des Nations Unies serait un atout ; Maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint, Google suite, et de l’outil internet. Langues Parfaite maîtrise du Français oral et écrit ; connaissance de l’anglais comme langue de travail. Valeurs Etre un modèle d’intégrité, Faire preuve d’engagement total envers l’UNFPA et le Système des Nations Unies, Etre ouvert à la diversité culturelle, Etre ouvert aux changements Compétences de base Atteindre les résultats Avoir le sens des responsabilités Acquérir et faire preuve d’une expertise professionnelle / d’un sens des affaires Mener une réflexion analytique et stratégique Travailler en équipe / s’autogérer et gérer ses relations Communiquer de façon percutante Compétences Fonctionnelles Apporter un soutien logistique ; Gérer les données ; Gérer les documents, la correspondance et les rapports ; Planifier, organiser et mener plusieurs tâches à la fois ; Gérer les flux d’information et de travail.

Mission

L’assistant(e) fournira un appui opérationnel quotidien à l’unité SWEDD et servira d’interface avec toutes les unités à l’intérieur et à l’extérieur du Bureau régional, soutenant fortement la coordination et la collaboration au sein du Département du programme. Vous serez responsable de Appui aux Opérations Fournir un appui logistique dans la préparation des réunions du SWEDD (rendre disponibles les documents et matériels de réunion) ; Demander des devis pour les services quotidiens et établir un tableau comparatif des offres ; Organiser les missions et voyages des membres de l’équipe et consultants (réservation de billet, réservation d’hôtel, appui pour l’obtention des visas, TAs) ; Gérer les fiches de présence mensuelle des staffs en collaboration avec le chargé RH de WCARO ; Préparer les demandes de paiement et faire le suivi du paiement ; Gérer les livraisons de documents, en assurer le dispatching ; Suivi de tableau de consommation de carburant des véhicules du projet SWEDD Appui Administratif Enregistrer les correspondances reçues, en assurer la transmission ; Archiver les correspondances du Secrétariat technique régional ; Assurer le classement et l’archivage des documents ; Relecture et mise en forme des documents officiels (rapports, lettres, memos, etc.) ; Rédiger les comptes rendus des réunions internes et externes ; Assurer le secrétariat des ateliers et rencontres ; Effectuer le traitement et la transmission des informations et des directives du Coordonnateur, nécessaires à la bonne marche du projet ; Toute autre tâche assignée par le superviseur.

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