Profils recherchés

Description du poste

Avoir un diplôme minimum BAC +2 ou 3 en communication, commerce, marketing ou toute autre discipline pertinente ; Une certification supplémentaire en gestion administrative, préférable. Expériences Requises Minimum cinq (5) ans d’expérience professionnelle en tant que réceptionniste, assistant(e) administratif/ve ou rôle similaire. Connaissances linguistiques et de la technologie de l’information – De solides compétences informatiques pour les applications de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) – Parfaite maîtrise du français à l’écrit et à l’oral – Niveau courant en anglais à l’écrit et à l’oral – Maîtrise d’au moins une langue nationale. – Critères du poste – Secteur d’activité Secrétariat-Assistanat-de-Direction, – Niveau d’étude Bac + 2, – Niveau hiérarchique du poste Employé/technicien/Agent d’exécution, – Années d’expérience 5 a 10 ans, – Disponibilité immédiatement, Parlez-vous couramment au moins une des langues nationales du Sénégal (Wolof, Diola, Serere, Pulaar, Soninke, etc.)?

Mission

Le/la Réceptionniste, sous la supervision du/de la Responsable des Services Généraux, est responsable de la réception et du hall d’accueil du bureau du MCA-Sénégal II, y compris de l’accueil des invités, de la réponse aux appels téléphoniques et des emails, ainsi que de l’exécution d’autres tâches administratives afin d’aider le bureau dans son fonctionnement général. Responsabilités – Accueillir les invités dès leur arrivée dans les bureaux du MCA-Senegal II – Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants – Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone/email – Recevoir, trier et distribuer les courriers au quotidien – Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l’accès via la réception (journal de bord du moniteur, émission de badges visiteurs) – Commander des fournitures de bureau et tenir un inventaire des stocks – Mettre à jour les calendriers et planifier des réunions – Organiser le voyage et l’hébergement, et préparer les bons de commande – Effectuer le classement, la photocopie, la transcription et la télécopie – Tenir à jour les répertoires des employés et des départements – Entretenir le système de télécommunication en suivant les instructions du fabricant concernant le fonctionnement du téléphone – Maintenir une zone de réception sûre et propre en se conformant aux procédures, règles et règlements du MCA-Senegal II – Maintenir la coordination entre les équipes de travail en documentant et en communiquant les actions, les irrégularités et les besoins – Réaliser d’autres tâches complémentaires selon les instructions du Directeur/Directrice de l’Administration ou du Responsable des Services Généraux et de la Direction du MCA-Senegal II.

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