Profils recherchés

Description du poste

Être bilingue (français/anglais) Être organisé et observer de la rigueur dans l’exécution des tâches confiées Avoir un esprit d’Equipe Être ponctuel et assidu au travail Avoir une grande capacité de discrétion et de loyauté Être titulaire d’un diplôme de formation supérieure minimum Bac+2 en assistanat, secrétariat, gestion de projet ou équivalent Avoir au minimum 3 ans d’expériences réussies à un poste similaire Avoir une parfaite maîtrise des outils bureautiques et informatiques

Mission

Traiter les courriers entrants et sortants Prendre en charge l’archivage des dossiers Recevoir et accueillir les visiteurs du bureau Recevoir, rédiger, saisir et suivre les correspondances administratives du bureau Approvisionner et assurer la gestion des fournitures de bureau Préparer et assurer le suivi des missions des membres du personnel du bureau (billets d’avion, visas, réservations d’hôtel, le transport) Fournir un soutien administratif général aux personnels étrangers venant visiter nos opérations (gestion des appartements, billets d’avion, visas, réservations d’hôtel, le transport) Suivre les demandes de travaux de réparation et d’entretien afin de s’assurer que ces travaux ont été réalisés de manière satisfaisante au niveau du bureau Créer et traiter les notes de frais du personnel du bureau Assurer la gestion des chauffeurs, ainsi que leur planning en collaboration avec les responsables des différents départements Assister le Responsable Technique et coordonner les activités de suivi de chantiers et de reporting Assister le Responsable Technique et Financier dans le classement des documents et contrats Assister le Responsable Financier dans le classement des documents et pièces comptables, la réception des factures et décharges et le suivi des paiements. Toutes les autres tâches administratives et de secrétariat jugés nécessaires Gérer le flux des appels téléphoniques

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