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Description du poste

Le/la secrétaire / chargé(e) du Contrôle Documentaire est chargé(e) des tâches administratives et de secrétariat pour les membres de l’équipe de supervision mobilisés sur site ainsi que de la gestion des documents du projet. Créatif/créative, il/elle fait preuve d’initiative dans ses fonctions de soutien administratif dans des domaines variés tels que l’organisation de réunions, le brouillon et le formatage de courrier, les rapports et procès-verbaux de réunions, la saisie de données, la réception téléphonique, la prise de rendez-vous, etc. Il/elle effectue toutes les tâches administratives et de secrétariat de manière réactive, avec efficacité et dans le respect rigoureux de la confidentialité. Il/elle organise son travail avec autonomie conformément aux instructions fournies.

Mission

Le/la secrétaire / chargé(e) du Contrôle Documentaire est responsable des tâches suivantes (liste non exhaustive) : -Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et les transférer -Rédiger le brouillon de documents variés (lettres, divers mémorandums, rapports, procès- verbaux de réunions, etc.) et les formater -Assurer la liaison avec d’autres services et recueillir des informations auprès d’eux -Préparer des présentations de service conformément aux normes de la société (par ex. des présentations PowerPoint) -Signaler et gérer les défaillances/pannes etc., dans le service concerné -Organiser les réunions et les rendez-vous -Mettre à jour les données informatisées -Classer et archive les documents -Effectuer des reproductions de documents (copies) et les distribuer par des moyens variés -Gérer les documents de projet avec l’ensemble des outils dédiés utilisés sur projet -Mettre à jour les matrices de diffusion dans les outils -Établir le plan de classement -Supporter le personnel dans l’utilisation des outils -Gérer les TQC (diffusion et enregistrement) -Photocopier et enregistrer la documentation TQC -Effectuer toute autre activité (ponctuelle) selon les besoins

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Adresse de dépôt : senegalrh@iota-group.com